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Richtige und effektive Kommunikation im Projekt: Telefonkonferenzen

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Vielleicht habt ihr euch für euer Projekt einige Arbeit übers Wochenende und über die Ferien mit nach Hause genommen. Wenn du den Sachstand im Projekt mit deinen Teammitgliedern abstimmen willst, sind Telefonkonferenzen eine ideale Möglichkeit.

Auch im Berufsleben nehmen Telefonkonferenzen eine immer wichtigere Rolle ein. Deswegen heute einige Tipps, wie du eine Telefonkonferenz optimal durchführen kannst.

https://www.youtube.com/watch?v=k0Vc-HU-iNc

Hier das Inhaltsverzeichnis der Serie.

Teil 1 – Schnell zusammenfinden

Teil 2 – Definition der Projektarbeit

Teil 3 – Welche Themen eignen sich für die Projektarbeit – und welche nicht?

Teil 4 – Alte Jahrgänge befragen

Teil 5 – Den richtigen Projektpartner finden

Teil 6 – Kontakt zwischen Schule und Projektpartner

Teil 7 – Ein extrem hilfreiches Projektmanagement Tool

Teil 8 – Die richtige Aufgabenverteilung beim Projektarbeit schreiben

Teil 9 – Richtige und effektive Kommunikation im Projekt: Telefonkonferenzen

Teil 10 – Kreativität und Entwicklung eigener Lösungsansätze im Projekt

Teil 11 – Deckblatt, Aufbau und Gliederung der Projektarbeit (1. Teil)

Teil 11 – Deckblatt, Aufbau und Gliederung der Projektarbeit (2. Teil)

Teil 12 – Die richtige Quellenangabe und rechtliche Vorgaben dazu

Teil 13 – Erfolgreiche Präsentation der Projektarbeit zum staatlich geprüften Betriebswirt – Video 1

Teil 13 – Erfolgreiche Präsentation der Projektarbeit zum staatlich geprüften Betriebswirt – Video 2

 

 

Die Planung und Terminierung der Telefonkonferenz

Achtet auf einen angemessenen zeitlichen Rahmen. Das heißt einerseits, dass natürlich alle Teammitglieder Zeit haben müssen und andererseits, dass man einen gewissen Puffer nach der Arbeit braucht.

Es bringt nichts, wenn jemand die Konferenz beginnen will, wann er eigentlich nach Hause kommt und dann doch im Stau steht. Das Gespräch sollte entspannt und angenehm starten.

Außerdem solltest du noch ca. 15 bis 30 Minuten zusätzlich einplanen, wenn das Telefonmeeting länger dauert, als geplant.

Auch die geplante Dauer sollte nicht zu lang sein. Sich länger als 45 Minuten am Telefon zu unterhalten und alle Inhalte aufzunehmen, kann sehr anstrengend sein. Da ist es besser, eine zusätzliche Telefonkonferenz eine Woche später anzusetzen.

Die Vorbereitung einer Telefonkonferenz

Vorbereitung des Projektleiters

Der Projektleiter sollte sich im Vorfeld überlegen, welche Informationen für die Teammitglieder wichtig sind und welche Fragen dazu kommen könnten. Außerdem sollte er den Stand der einzelnen Aufgaben erfragen und sich den Projektfortschritt notieren.

Die nächste Frage ist, welche Aufgaben mit dem Team als Ganzes gelöst und besprochen werden müssen. Gibt es persönliche Probleme im Team und wie kann ich diese positiv beeinflussen?

 

Was müssen die Projektteammitglieder vorbereiten?

Wie der Projektleiter müssen die Mitglieder Auskunft geben, wo sie mit den ihnen zugewiesenen Aufgaben stehen, welche Probleme bestehen und wie sie ihrer Meinung nach am Besten zu lösen sind.

Gibt es persönliche Differenzen bzw. möchte ich bestimmte Sachverhalte positiv oder negativ hervorheben?

 



Die Einleitung einer Telefonkonferenz bei der Projektarbeit

Zunächst sollte der Projektleiter prüfen, ob alle Teammitglieder „anwesend“ – also gut hörbar – sind.

Anschließend kann er mit einem kurzen Abriss über die Themen des telefonischen Meetings beginnen, wo man mit dem Gesamtprojekt steht und zum Beispiel, ob das Projekt im Verzug ist.

 

Die Statusmeldung der Projektmitglieder

Jedes Teammitglied kann kurz vorstellen, woran es arbeitet und wie weit man mit der Arbeit ist. Der Projektleiter kann Probleme erfragen und diese können gemeinsam besprochen werden.

Ebenfalls kann die Gruppe als Ganzes bestimmte Problemlösungen miteinander erörtern. Denk daran: Eine Gruppe ist immer stärker als Einzelne. Also sollte der Projektleiter auch ruhigere Teammitglieder nach ihrer Meinung fragen.

Zusätzlich sollte der Projektleiter die Telefonkonferenz moderieren. Es kann häufig passieren, dass sich Teammitglieder sich gegenseitig ins unabsichtlich ins Wort fallen. Deswegen muss ein Dialog gewährleistet werden.

Telefonkonferenz im Projekt

Der Ablauf der Telefonkonferenz in Kurzform

  • Smalltalk

Kurzes Warm-Up, um fließend in die Telefonkonferenz überzugehen. Der Inhalt des Smalltalk sollte situationsbedingt passen. Vielleicht hat man gemeinsame Interessen und kann hier kurz mal reden. Wichtig ist es, niemanden auszuschließen, wenn er / sie sich nicht für das Thema interessiert.

 

  • Gesamtstatus des Projekts

Der Projektleiter teilt den Stand des Projekts mit. Idealerweise beginnt er mit etwas Gutem und hebt das besonders hervor.

Für Verbesserungen bietet sich die so genannte „Sandwich-Kritik“ an. Der Projektleiter sagt etwas Gutes, benennt die Verbesserungspotenziale und schließt wieder mit einem Lob – idealerweise an das gesamte Team – ab.

Auch lassen sich offene Punkte aus dem letzten Meeting hier noch mal ansprechen.

 

  • Die Statusmeldung der Mitglieder

Jedes Mitglied teilt den Stand der ihm zugewiesenen Arbeiten – und nur diesen mit. Probleme werden im nächsten Schritt erörtert.

 

  • Problemdiskussion

Probleme werden mit dem Projektleiter oder in der Gruppe besprochen.

 

  • Entscheiden

Entscheidungen werden vom Projektleiter oder mit der Gruppe gemeinsam getroffen und entsprechend umgesetzt.

Hier findest du weitere Projektmanagement Hilfen.

 

Hattest du schon Telefonkonferenzen und wenn ja, wie bist du vorgegangen? Welche Verbesserungsvorschläge hast du? Ich freue mich auf Kommentare von dir.

Ich würde mich freuen, wenn du diesen Artikel teilst!

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